لا يستطيع المدير أو المسئول القيام بالعمل كله ، مهما كان موهوباً أو ملتزماً ، حيث انه سيكون هناك عملاً مؤد بطريقة افضل على حساب عمل آخر . والسؤال ... لماذا لا نفوض المهام إلي الآخرين ؟ هناك أسباب كثيرة نذكر منها :-
v عدم الثقة في أن الآخرين سيكملون المهمة .
v عدم رغبتنا في إضاعة الوقت بالتدريب والتعليق .
v الخوف من فقدان السيطرة والسلطة .
v الخوف من المجازفة .
من جانب آخر علينا أن نعلم أن التفويض هو نقل جزء من السلطة إلى شخص آخر ، ويمكننا من إنجاز أعمال اكثر وبجهد اقل ، ويمكننا من التركيز على الأمور والأعمال الهامة ، ويساعد على ولادة أفكار جديدة ، وتنمية كفاءات الآخرين ، وزيادة الثقة ورفع الحالة المعنوية للموظفين ، كما يساعد على تقييم أداء الموظف .
ولاكن هناك متطلبات للتفويض وهي كالتالي :-
v أن يكون المفوض إلية آهلاً لهذا التفويض .
v توفر الثقة الكاملة بالنفس وبالمفوض إلية .
v تدريب الموظف والتشاور معه قبل التفويض .
v أن يكون التفويض قانونياً ، مكتوباً ، شخصياً ، علنياً ، جزئياً ، واضحاً ، محدداً .
v التفويض في أعمال متكاملة حتى يشعر الموظف بالسعادة لقيامة بعمل متكامل .
v عدم تفويض الأعمال الثقيلة والروتينية على نفس الموظف .
v تحديد النتائج المطلوب تحقيقها ومعايير الأداء ، وتواريخ إنجازها .
v متابعة المفوض إلية خلال النتائج والمعايير والتقارير الدورية عن سير العمل .
v إبلاغ المفوض إلية في حالة حدوث أي تغيرات في السياسات والخطط العليا .
ولاكن تذكر أن الصلاحيات تفوض بينما المسئولية لا تفوض